Automatizace WordPress formulářů pomocí n8n a WPForms: od webhooku až po hotový workflow

Když ti na webu přistane poptávka, registrace nebo objednávka přes formulář, typický „ruční“ proces vypadá pořád stejně: otevřít e-mail, zkopírovat údaje, založit úkol, poslat follow‑up, případně doplnit CRM. Jakmile těchto odeslání přibude, začne to být drahé (časem) a hlavně náchylné na chyby.

Praktická cesta, jak tohle zautomatizovat bez psaní vlastního integrátoru, je n8n + WPForms. n8n je nástroj na workflow automatizaci (vizuální editor uzlů/nodes), který umí přijmout data přes webhook (HTTP endpoint, na který se posílá událost) a následně spustit řetězec akcí do dalších služeb.

Co je n8n a proč se hodí zrovna na formuláře

n8n funguje jako „lepidlo“ mezi aplikacemi. Z WordPress formuláře pošleš data do n8n a tam už si skládáš, co se má stát dál: uložit řádek do Google Sheets, poslat zprávu do Slacku, založit lead v CRM, spustit e-mailing, nebo zpracovat platbu jako událost.

• Úspora času: automatizace přebírá opakované úkony okamžitě po odeslání formuláře.
• Méně chyb: žádné překlepy při kopírování mezi nástroji.
• Soukromí dat: n8n může běžet i self‑hosted (na vlastním serveru), takže máš větší kontrolu nad daty.
• Složitější logika: workflow nemusí být jen „A → B“, ale může filtrovat, formátovat a posílat data do více cílů paralelně.

Co si připravit, než začneš

• WPForms Pro (nebo vyšší): integrace na n8n je dostupná jako prémiový addon.
• WPForms ve verzi 1.9.8.1 nebo novější.
• Účet v n8n: buď cloud varianta (včetně zkušebního období), nebo self‑hosted instalace.

How‑To: propojení WPForms s n8n krok za krokem

1) V n8n vytvoř workflow a přidej WPForms Trigger

V n8n otevři dashboard a založ nové workflow přes možnost typu „Start from scratch“. V editoru klikni na plus (+) a vyhledej uzel WPForms Trigger. Pokud ho v nabídce ještě nemáš, n8n tě vyzve k instalaci uzlu („Install node“) – potvrď a pak ho přidej do workflow.

WPForms Trigger je spouštěč, který čeká na odeslání formuláře z WordPressu a předá payload (data) do workflow.

2) V n8n si zkopíruj Production webhook URL

Otevři nastavení uzlu WPForms Trigger a v části s webhook URL si rozbal Production URL. Tu si zkopíruj – tuhle adresu bude WPForms volat při odeslání formuláře.

3) Ve WPForms zapni n8n addon a vlož webhook URL

V administraci WordPressu otevři WPForms a v builderu formuláře přejdi na Marketing » n8n. Pokud addon není nainstalovaný, nech ho nainstalovat a aktivovat. Potom přepni přepínač Enable n8n Integration.

Do pole Webhook URL vlož zkopírovanou Production URL z n8n.

4) Zkopíruj Secret Key z WPForms a vlož ho do n8n

Ve WPForms u integrace uvidíš pole Secret Key (WPForms ho vygeneruje automaticky). Klíč zkopíruj a vrať se do n8n do nastavení WPForms Trigger uzlu. Tam ho vlož do odpovídajícího pole Secret Key.

Díky tomu workflow nespustí náhodný požadavek z internetu, ale jen požadavky „podepsané“ tvým WPForms klíčem.

5) Vyber Trigger Event a namapuj pole (Field Mapping) ve WPForms

V WPForms nastavíš, kdy se data odešlou do n8n. K dispozici jsou tři události:

• Form Submitted (doporučeno): workflow se spustí po každém odeslání formuláře.
• Entry Marked as Spam: spustí se jen pro položky označené jako spam.
• Payment Processed: spustí se po úspěšném zpracování platby (hodí se pro objednávky a platební formuláře).

Pak přijde to podstatné: Field Mapping. Pro každé pole, které chceš posílat do n8n, nastavíš dvojici:

• Parameter Key: vlastní klíč (např. email, name, phone) – ideálně krátký, malými písmeny.
• Form Field: konkrétní pole z formuláře, které se má pod klíčem posílat.

Po namapování polí ulož formulář. V n8n se ti pak tyto klíče budou hodit při mapování do dalších uzlů (typicky je jen přetáhneš do konfigurace akce).

6) V n8n přidej akce (Action nodes) a workflow aktivuj

Teď máš napojený trigger, ale workflow ještě neví, co s daty dělat. V n8n klikni na plus (+) na pravé straně trigger uzlu a přidej akční uzel podle cíle. Typické scénáře:

• Google Sheets: každý odeslaný formulář přidá nový řádek do tabulky.
• Slack / Microsoft Teams: okamžitá notifikace do kanálu při novém leadu.
• E‑mail marketing: přihlášení kontaktu do nástroje jako Mailchimp nebo ActiveCampaign.

U každé integrace bude potřeba vyřešit přístupové údaje v části typu Credential / Authentication (přihlášení, OAuth, API key – podle služby). Nakonec workflow ulož a přepni na Active.

Testování: než to pustíš do produkce

Je rozumné workflow otestovat dřív, než se na něj začneš spoléhat. V editoru n8n použij tlačítko Execute workflow – tím n8n přepne trigger do režimu „poslouchám“.

Až potom odešli testovací záznam přes formulář na webu. V n8n by se měl objevit payload s namapovanými klíči a následně by měly doběhnout i tvoje akce (např. řádek v Sheets nebo zpráva ve Slacku).

Praktické poznámky a časté situace

Ukládání entries ve WPForms: můžeš ho vypnout

Pokud chceš, aby se odeslání neukládala do databáze WordPressu, WPForms to umožňuje. V builderu formuláře jdi do Settings » General, v části Advanced aktivuj volbu Disable storing entry information in WordPress.

Co když omylem smažeš WPForms node v n8n

Když WPForms Trigger uzel z workflow odstraníš, formulář už nebude mít kam posílat. Řešení je jednoduché: přidej nový WPForms Trigger, vezmi jeho novou Production URL a přepiš webhook URL ve WPForms u daného formuláře.

n8n může být zdarma, ale WPForms integrace je Pro

n8n lze provozovat self‑hosted bez licenčních poplatků, ale samotné propojení přes WPForms n8n addon vyžaduje WPForms Pro (nebo vyšší).

Shrnutí

Kombinace WPForms + n8n je rychlá cesta, jak z WordPress formulářů udělat spolehlivný zdroj dat pro další systémy. Klíčové je postavit workflow v n8n s WPForms Triggerem, použít Production URL, spárovat Secret Key, rozumně namapovat pole a přidat akce (Sheets, Slack, e‑mailing). Jakmile workflow aktivuješ a otestuješ, běží automaticky na pozadí a ušetří ti rutinní práci i chyby z ručního přepisování.