Automatizează formularele din WordPress cu n8n + WPForms: webhook-uri, mapare de câmpuri și workflow-uri reale

În multe proiecte WordPress, formularele ajung să fie punctul de intrare pentru aproape orice: lead-uri, cereri de ofertă, suport, înscrieri, chiar și plăți. Problema apare după submit: cineva copiază datele din email, le pune într-un sheet, creează un task, trimite un follow-up… și ciclul se repetă la nesfârșit.

Combinația WPForms + n8n rezolvă fix partea asta. WPForms (builder de formulare) poate trimite datele către n8n printr-un webhook (un endpoint HTTP care primește evenimente), iar n8n rulează un workflow vizual care împinge datele mai departe în aplicațiile tale (Sheets, Slack, Mailchimp etc.).

Mai jos găsești un ghid practic, pas cu pas, pentru a lega WPForms de n8n, a mapa câmpurile corect și a pune workflow-ul în producție.

Ce este n8n (și de ce merită pentru proiecte WordPress)?

n8n este un tool de workflow automation: conectezi un trigger (de exemplu „a fost trimis un formular”) cu una sau mai multe acțiuni („scrie rând în Google Sheets”, „trimite mesaj în Slack”, „abonează în newsletter”). Practic, funcționează ca un orchestrator între WordPress și restul stack-ului tău.

Diferența importantă față de automatizările „simple” este că n8n îți permite logică mai complexă: filtre, formatare, ramificare, trimitere către mai multe servicii simultan și, foarte important pentru multe echipe, posibilitatea de self-hosting (control mai bun asupra datelor).

n8n vs Zapier/Make, pe scurt

• Hosting: n8n poate rula cloud sau self-hosted; multe alternative sunt strict cloud.
• Cost: n8n self-hosted poate fi folosit fără cost de licență pentru platformă; alternativele sunt în general abonament.
• Confidențialitate: self-hosting = datele trec prin infrastructura ta.
• Flexibilitate: n8n e gândit pentru workflow-uri mai „developer-friendly”, cu logică și customizare mai avansată.

Ce îți trebuie înainte să începi

• WPForms Pro (sau plan superior): integrarea n8n este un addon premium.
• WPForms actualizat: ai nevoie de versiunea 1.9.8.1 sau mai nouă.
• Cont n8n: poți folosi varianta cloud (trial disponibil la înscriere) sau varianta self-hosted.

1) Construiește workflow-ul în n8n (trigger WPForms + webhook de producție)

Pasul 1: Creează un workflow nou

Intră în dashboard-ul n8n și pornește un workflow nou cu opțiunea de tip „Start from scratch”. În editor vei avea un canvas în care adaugi noduri (nodes).

Pasul 2: Adaugă nodul WPForms Trigger

Apasă pe „+” și caută WPForms. Alege WPForms Trigger și instalează nodul (butonul „Install node”), apoi „Add to workflow”.

Pasul 3: Copiază Production Webhook URL (nu Test URL)

Deschide setările nodului WPForms Trigger și mergi în tab-ul Parameters. Acolo ai secțiunea „Webhook URLs”, cu două variante: Test URL și Production URL.

În practică, pentru automatizări reale, folosește Production URL: acesta rulează în fundal 24/7, pe când Test URL e orientat pentru debugging și poate depinde de sesiunea editorului.

2) Conectează WPForms la n8n (addon, webhook, Secret Key, field mapping)

Pasul 1: Activează addon-ul n8n în WPForms

În WordPress Admin, intră în WPForms și deschide un formular existent (sau creează unul nou). În builder, mergi la Marketing » n8n. Dacă addon-ul nu e instalat, WPForms îți va propune instalarea și activarea lui.

După instalare, activează comutatorul Enable n8n Integration.

Pasul 2: Webhook URL + Secret Key (configurare sigură)

Lipește Production URL copiat din n8n în câmpul Webhook URL din WPForms. În mod normal vei vedea și un „Test Connection”, dar nu te baza pe el înainte să sincronizezi Secret Key.

În WPForms există un câmp Secret Key generat automat. Copiază cheia, apoi revino în n8n, în setările nodului WPForms Trigger, și lipește-o în câmpul „Secret Key” de acolo.

Pasul 3: Alege Trigger Event și mapează câmpurile (Field Mapping)

În WPForms, setarea Trigger Event spune când se trimite payload-ul către n8n. Ai trei opțiuni:

• Form Submitted (recomandat): pornește workflow-ul la fiecare submit.
• Entry Marked as Spam: rulează doar când o intrare e marcată ca spam.
• Payment Processed: rulează după o plată reușită (util pentru formulare de plată/comenzi).

Apoi urmează partea importantă pentru un workflow stabil: Field Mapping. Pentru fiecare câmp pe care vrei să-l trimiți, definești un Parameter Key (o cheie/etichetă) și alegi câmpul din formular. Exemplu: email → Email field.

Nu uita să apeși Save în WPForms form builder după ce ai terminat maparea.

3) Adaugă acțiuni în n8n și activează workflow-ul

Până acum, n8n primește datele, dar nu face nimic cu ele. În editorul n8n, adaugă un Action node conectat după WPForms Trigger (butonul „+” din partea dreaptă a nodului).

Câteva exemple rapide de automatizări frecvente:

• Google Sheets: adaugă un rând nou pentru fiecare submit (lead log).
• Slack / Microsoft Teams: trimite notificare echipei când apare un lead nou.
• Email marketing (Mailchimp/ActiveCampaign): abonează automat utilizatorii, pe baza consimțământului din formular.

Pentru fiecare aplicație, n8n îți va cere autentificare (de obicei prin „Credentials/Authentication”: OAuth sau API key). Configurează nodurile, apoi apasă Save și comută workflow-ul pe Active.

Testare: cum verifici rapid că totul funcționează

În n8n, folosește butonul Execute workflow ca să pui trigger-ul în mod de „listening” și să capturezi o trimitere de test. Important: apasă Execute înainte să trimiți formularul din WordPress.

După submit-ul de test, ar trebui să vezi datele intrării în workflow și să se execute acțiunile (de exemplu: rând nou în sheet, mesaj în Slack). Dacă nu apare nimic, verifică:

• workflow-ul este Active;
• Webhook URL din WPForms este identic cu cel din n8n (Production URL);
• Secret Key este setat în nodul WPForms Trigger;
• Field Mapping în WPForms este complet și corect.

Întrebări care apar des în proiecte reale

Poți opri salvarea intrărilor în baza de date WordPress?

Da. În WPForms form builder mergi la Settings » General, apoi în zona „Advanced” poți activa opțiunea Disable storing entry information in WordPress (dezactivează stocarea intrărilor în baza de date).

Ce se întâmplă dacă ștergi nodul WPForms Trigger din n8n?

Se rupe integrarea: formularul nu mai declanșează workflow-ul. Soluția este să adaugi din nou nodul WPForms Trigger, să copiezi noul Production URL și să actualizezi Webhook URL în WPForms.

n8n poate fi folosit gratuit împreună cu WPForms?

n8n are opțiune self-hosted fără taxă pentru platformă, dar addon-ul de integrare din WPForms necesită WPForms Pro (sau mai sus).

Ce tipuri de automatizări merită primele?

Cele mai utile sunt cele care reduc timpii de răspuns și elimină copierea manuală: follow-up emails, notificări interne (Slack/Teams), actualizări în CRM și workflow-uri după plăți (Payment Processed), acolo unde folosești formulare de comandă/plată.

Concluzie: webhook + mapare bună = automatizare stabilă

Integrarea WPForms cu n8n e una dintre acele optimizări care se simt imediat: mai puțină muncă repetitivă, mai puține greșeli și un flux de date coerent către tool-urile pe care le folosești deja. Cheile sunt simple: folosește Production URL, setează Secret Key, mapează câmpurile cu etichete clare și testează înainte să pui workflow-ul pe Active.