Kaip sujungti WPForms su n8n ir automatizuoti WordPress formų veiksmus

WordPress formos dažniausiai yra pirmas taškas, kur atsiranda „gyvi“ duomenys: lead’ai, užklausos, registracijos, net mokėjimai. Problema ta, kad po pateikimo prasideda rankinis darbas: įkelti kontaktą į CRM, sukurti užduotį, pranešti komandai, įrašyti į skaičiuoklę, išsiųsti follow-up. Visa tai galima automatizuoti vienu srautu, jei WPForms sujungi su n8n.

Šiame how-to gide pereisim praktišką integraciją: susikursim n8n workflow (darbo eigą), pasiimsim webhook URL, sukonfigūruosim WPForms n8n addon’ą, susimapp’insim laukus (field mapping) ir galiausiai pridėsim veiksmus (actions) į tokias sistemas kaip Google Sheets ar Slack.

Kas yra n8n ir kuo jis naudingas WordPress formoms?

n8n yra workflow automation įrankis – vizualus „orchestratorius“, leidžiantis sujungti skirtingas sistemas per trigger’ius ir action’us. Paprastai kalbant: forma WordPress’e suveikia kaip trigger’is, o n8n pagal tavo logiką išsiunčia duomenis į kelias vietas (pvz., Google Sheets + Slack + CRM) arba atlieka papildomus veiksmus (filtruoja, formatuoja, praturtina).

Skirtumas nuo „vienos krypties“ integracijų: n8n leidžia statyti sudėtingesnę logiką, o svarbiems projektams aktualu ir tai, kad n8n gali būti self-hosted (paleistas tavo serveryje). Tai reiškia daugiau kontrolės duomenų privatumo prasme, ypač kai formose keliauja klientų kontaktai ar užsakymų detalės.

n8n palyginimas su Zapier/Make (trumpai)

• Hosting: n8n gali būti cloud arba self-hosted, o Zapier/Make – tik cloud.
• Kaina: self-hosted n8n variantas gali būti naudojamas be papildomų mokesčių, o Zapier/Make dažniausiai remiasi prenumerata.
• Privatumas: self-hosted n8n leidžia laikyti duomenis pas save.
• Lankstumas: n8n dažnai patogesnis, kai reikia sudėtingesnės logikos ar kelių veiksmų grandinės.

Ko reikės prieš pradedant?

• WPForms Pro licencijos (ar aukštesnės) – n8n integracija yra premium addon’as.
• WPForms įskiepio versijos 1.9.8.1 ar naujesnės.
• n8n paskyros (cloud) arba self-hosted n8n instaliacijos.
• Bent vienos WPForms formos (tiks ir paprasta kontaktų forma).

1) Susikurk workflow n8n pusėje (WPForms Trigger)

1.1. Sukurk naują workflow

Prisijunk prie n8n ir dashboard’e sukurk naują workflow „nuo nulio“ (Start from scratch). Atsidarys vizualus redaktorius su drobe (canvas), kur dėliojami node’ai.

1.2. Įdėk WPForms Trigger node’ą

Paspausk „+“ ir paieškoje įvesk WPForms. Pasirink „WPForms Trigger“. Jei node dar neįdiegtas tavo n8n aplinkoje, reikės jį įsidiegti (Install node), tada „Add to workflow“.

1.3. Pasiimk Production webhook URL

Atidaryk WPForms Trigger node nustatymus ir eik į „Parameters“. Ten rasi „Webhook URLs“ sekciją su dviem URL: Test ir Production. Praktikoje patogiau naudoti Production URL, nes jis skirtas veikti fone 24/7, o testinis dažnai orientuotas į darbą atidarytame redaktoriuje.

2) Įjunk n8n integraciją WPForms pusėje (webhook + secret key + field mapping)

2.1. Įdiek ir aktyvuok n8n addon’ą WPForms formos redaktoriuje

WordPress administracijoje atsidaryk WPForms formą (arba sukurk naują) ir form builder’io kairėje eik į Marketing » n8n. Jei addon’as dar neįdiegtas, WPForms pasiūlys jį įsidiegti ir aktyvuoti.

2.2. Įjunk integraciją ir suvesk webhook URL

Įjunk „Enable n8n Integration“ toggle. Atsiras laukai webhook URL, Secret Key, Trigger Event ir Field Mapping.

Į „Webhook URL“ įklijuok Production URL, kurį nukopijavai iš n8n.

2.3. Secret Key: sujunk saugiai

WPForms sugeneruoja „Secret Key“ automatiškai. Nukopijuok jį ir įklijuok į n8n WPForms Trigger node’ą (Secret Key lauką). Šitas raktas yra papildomas saugumo sluoksnis, kad workflow nepriiminėtų atsitiktinių užklausų.

2.4. Pasirink Trigger Event ir susimapp’ink laukus

WPForms „Trigger Event“ nusprendžia, kada siųsti duomenis į n8n. Dažniausias pasirinkimas – siųsti pateikus formą, bet yra ir kitų scenarijų (pvz., kai įrašas pažymimas kaip spam arba po sėkmingo mokėjimo).

Toliau – „Field Mapping“. Čia susikuri raktus (Parameter Key), kuriuos n8n matys kaip JSON laukus. Praktinis patarimas: naudok paprastus mažosiomis raides rašomus raktus, pvz. email, name, phone. Prie kiekvieno rakto pasirink atitinkamą WPForms lauką.

Galiausiai nepamiršk „Save“ form builder’yje – kitaip webhook’as ir mapping’ai nebus pritaikyti.

3) Pridėk action’us n8n pusėje ir aktyvuok workflow

WPForms Trigger yra tik pradžia – jis priima duomenis. Kad tai duotų naudos, reikia bent vieno action node’o, kuris atliktų realų veiksmą (įrašytų eilutę, išsiųstų pranešimą, atnaujintų kontaktą ir pan.).

n8n drobėje prie WPForms node’o dešinės pusės paspausk „+“ ir pasirink norimą aplikaciją.

• Google Sheets: kiekvienas pateikimas prideda naują eilutę (patogu lead’ų registrui).
• Slack / Microsoft Teams: automatinis pranešimas komandai apie naują užklausą.
• El. pašto rinkodara (pvz., Mailchimp ar ActiveCampaign): automatinis prenumeratoriaus sukūrimas/atnaujinimas.

Kai action node’ai sukonfigūruoti, išsaugok workflow ir perjunk į „Active“. Tik aktyvus workflow stabiliai veiks fone.

4) Testavimas: kaip greitai patikrinti, kad viskas veikia

Prieš paleidžiant į produkciją verta padaryti bent 1–2 testinius pateikimus. n8n redaktoriuje paspausk „Execute workflow“ – tai perjungia workflow į „klausymo“ režimą, kad jis sugautų testinį pateikimą.

Tada WordPress svetainėje pateik formą kaip realus lankytojas (užpildyk visus laukus). Grįžęs į n8n patikrink, ar WPForms Trigger node’as gavo duomenis ir ar action node’ai atliko veiksmus (pvz., atsirado eilutė Google Sheets ar pranešimas Slack).

Dažnos praktinės situacijos ir atsakymai

Ar galima neleisti WPForms saugoti įrašų WordPress duomenų bazėje?

Taip. WPForms form builder’yje eik į Settings » General, atsidaryk „Advanced“ ir įjunk parinktį, kuri išjungia įrašų saugojimą WordPress’e. Tai praverčia, kai nori, kad formos duomenys keliautų tik į išorines sistemas (per n8n), o WordPress’e neliktų kopijos.

Kas nutinka, jei n8n workflow’e pašalinamas WPForms node’as?

Forma nebeturės į ką „kirsti“ – trigger’is dings, todėl pateikimai nebepaleis tavo automatizacijos. Sprendimas: įdėti naują WPForms Trigger node’ą, pasiimti naują Production URL ir atnaujinti Webhook URL WPForms nustatymuose.

Ar n8n galima naudoti nemokamai su WPForms?

n8n turi nemokamą self-hosted variantą, bet pati WPForms ↔ n8n integracija reikalauja WPForms Pro (ar aukštesnės) licencijos, nes tai premium addon’as.

Kokias užduotis realiai verta automatizuoti?

Dažniausiai pasiteisinantys scenarijai: lead’ų registravimas į Google Sheets/CRM, momentiniai pranešimai komandai, follow-up proceso paleidimas, duomenų filtravimas (pvz., tik B2B užklausos su įmonės domenu) ir mokėjimų patvirtinimų apdorojimas, kai forma naudojama kaip užsakymo ar apmokėjimo forma.

Trumpa santrauka

1. n8n workflow’e įsidiek WPForms Trigger ir pasiimk Production webhook URL.
2. WPForms formoje per Marketing » n8n įjunk integraciją, įklijuok webhook URL, suderink Secret Key ir susimapp’ink laukus.
3. n8n pusėje pridėk action node’us (Google Sheets, Slack, el. pašto rinkodara ir pan.), sukonfigūruok kredencialus ir aktyvuok workflow.
4. Prieš naudodamas produkcijoje, atlik testą su „Execute workflow“ ir 1–2 formos pateikimais.