WPForms + n8n: automatisoi WordPress-lomakkeet ja vie liidit suoraan työkaluihin

WordPress-sivuston lomakkeet ovat monelle tiimille se kohta, jossa myynti, asiakastuki ja markkinointi alkavat. Silti arki näyttää usein samalta: joku kopioi sähköpostin ilmoituksesta taulukkoon, tekee tehtävän projektityökaluun ja lähettää vielä perään viestin. Tähän n8n sopii yllättävän hyvin.

n8n on workflow automation -työkalu (eli visuaalinen työnkulkujen rakentaja), joka ottaa vastaan tapahtumia ja suorittaa niistä ketjutettuja toimintoja. WPForms puolestaan tarjoaa n8n-integraation, jolla lomakelähetys voidaan lähettää n8n:ään webhookin kautta (webhook = HTTP-endpoint, jonne palvelu postaa tapahtumadatan). Tässä ohjeessa rakennat toimivan perusketjun: WPForms-lomake → n8n → valitut sovellukset.

Miksi juuri n8n lomakeautomaation moottoriksi?

Jos olet käyttänyt Zapieria tai Makea, perusidea on tuttu: liipaisin (trigger) käynnistää toimintoja (actions). n8n erottuu käytännössä kahdesta syystä: voit ajaa sitä pilvessä tai self-hostattuna omalla palvelimella, ja se taipuu monimutkaisempaan logiikkaan (suodatus, muotoilu, haarat, custom code) ilman että malli pakottaa lineaariseen putkeen.

• Ajansäästö: lomakedata menee suoraan oikeaan paikkaan ilman manuaalista siirtelyä.
• Vähemmän virheitä: kopioi–liitä -tyyppivirheet ja unohtuneet follow-upit vähenevät.
• Tietosuoja: self-hostattu n8n voi olla iso plussa, jos haluat minimoida datan kierrättämisen ulkopuolisissa pilvissä.
• Joustavat työnkulut: yhdestä lähetyksestä voi lähteä useita rinnakkaisia toimintoja (esim. Slack-ilmoitus + rivi Sheetsiin + CRM-päivitys).

Vaihe 1: rakenna n8n:ssä työnkulku, joka vastaanottaa WPForms-lähetykset

1) Luo uusi workflow ja lisää WPForms Trigger -node

Kirjaudu n8n:ään ja luo uusi workflow (“Start from scratch”). Lisää ensimmäiseksi node plus-painikkeesta ja hae listasta WPForms Trigger. Ensimmäisellä kerralla node pitää asentaa n8n:ään (“Install node”), jonka jälkeen voit lisätä sen workflow’hun (“Add to workflow”).

2) Kopioi Production webhook -URL

Avaa WPForms Trigger -noden asetukset ja siirry Parameters-välilehdelle. Laajenna Webhook URLs ja valitse Production URL. Kopioi tämä URL talteen.

Vaihe 2: ota WPFormsissa n8n-integraatio käyttöön ja mapita kentät

1) Asenna ja aktivoi n8n Addon WPFormsissa

Avaa WordPress-hallinnasta WPForms ja muokkaa lomaketta (tai luo uusi). Lomake-editorissa mene vasemman reunan valikosta kohtaan Marketing » n8n. Jos lisäosa puuttuu, WPForms tarjoaa asennuksen ja aktivoinnin suoraan tästä näkymästä.

Kun lisäosa on aktiivinen, kytke Enable n8n Integration päälle. Tämän jälkeen näkyviin tulee integraation asetuksia, kuten Webhook URL, Secret Key, Trigger Event ja Field Mapping.

2) Liitä webhook-URL ja määritä Secret Key molempiin päihin

Liitä n8n:stä kopioitu Production URL WPFormsissa Webhook URL -kenttään. WPForms luo samalla Secret Key -avaimen automaattisesti. Kopioi se ja liitä takaisin n8n:ään WPForms Trigger -noden Secret Key -kenttään.

Secret Key toimii yksinkertaisena lisävarmistuksena: sen tarkoitus on varmistaa, että juuri sinun WPForms-asennus saa käynnistää kyseisen n8n-workflow’n.

3) Valitse Trigger Event ja mapita lomakekentät

WPFormsissa Trigger Event määrittää, milloin data lähetetään n8n:ään. Vaihtoehdot ovat:

• Form Submitted (suositus useimpiin tapauksiin)
• Entry Marked as Spam (vain spämmiksi merkityt lähetykset)
• Payment Processed (maksun jälkeen, jos käytössä maksulliset lomakkeet)

Seuraavaksi tee Field Mapping. Ideana on, että annat jokaiselle n8n:ään lähetettävälle kentälle selkeän avaimen (Parameter Key), ja valitset sen vastinpariksi WPForms-kentän. Esimerkiksi email → Email-kenttä, name → Name-kenttä. Pidä avaimet mieluummin pienillä kirjaimilla ja ilman välilyöntejä, jotta niitä on helppo käyttää n8n:ssä.

Tallenna lopuksi lomake.

Vaihe 3: lisää n8n:ssä toiminnot (actions) ja aktivoi workflow

Kun WPForms Trigger on kytketty ja secret key asetettu, seuraava askel on kertoa n8n:lle mitä datalla tehdään. Lisää WPForms-noden oikeasta reunasta plus-painikkeella yksi tai useampi Action-node.

Tyypillisiä käytännön kohteita lomakedatalle:

• Google Sheets: lisää jokaisesta lähetyksestä uusi rivi taulukkoon.
• Slack / Microsoft Teams: lähetä ilmoitus #leads- tai #support-kanavalle.
• Email marketing (esim. Mailchimp tai ActiveCampaign): lisää yhteystieto listalle tai käynnistä automaatio.

Useimmat integraatiot vaativat tunnistautumisen (Credential/Authentication). Se voi olla OAuth-kirjautuminen (esim. Google) tai API key -avain, riippuen palvelusta ja nodesta.

Kun nodet on konfiguroitu, tallenna workflow ja kytke se Active-tilaan. Tämän jälkeen n8n voi käsitellä lähetyksiä taustalla Production webhookin kautta.

Vaihe 4: testaa ennen kuin luotat automaatioon

Testaus kannattaa tehdä systemaattisesti, koska virheet ovat usein pieniä (väärä URL, puuttuva kenttämappi, workflow ei ole aktiivinen). n8n:ssä paina Execute workflow ennen kuin lähetät testilomakkeen WordPressistä. Tämä laittaa workflow’n kuuntelutilaan, jotta se poimii testidatan.

Lähetä sitten lomakkeella testivastaus ja tarkista n8n:stä, että WPForms Trigger vastaanotti payloadin ja että Action-nodet suorittuivat. Jos mitään ei näy:

• Varmista, että workflow on Active.
• Tarkista, että WPFormsissa oleva webhook URL täsmää n8n:n Production URL:iin täysin.
• Varmista, että Secret Key on sama WPFormsissa ja n8n:ssä.
• Tarkista Field Mapping: lähetätkö varmasti niitä kenttiä, joita n8n:n puolella käytät?

Hyvä käytäntö on ajaa testi kahdesti peräkkäin, jotta varmistat ettei kyse ollut satunnaisesta tilasta tai käyttöoikeusdialogista.

Käytännön huomioita ja pienet sudenkuopat

Voit halutessasi estää WPFormsia tallentamasta lähetyksiä WordPressiin

Jos et halua säilyttää lomakedataa WordPressin tietokannassa (esim. minimoinnin tai prosessin takia), WPFormsissa on asetus, jolla tallennus voidaan kytkeä pois. Se löytyy lomake-editorista Settings » General ja sieltä Advanced-osiosta: “Disable storing entry information in WordPress”.

Jos poistat WPForms-noden n8n-workflow’sta, yhteys katkeaa

WPForms Trigger -node määrittää webhook-osoitteen. Jos node poistetaan ja luodaan uudelleen, myös Production URL vaihtuu. Tällöin WPFormsissa täytyy päivittää Webhook URL vastaamaan uutta osoitetta, muuten lomake ei enää käynnistä workflow’ta.

n8n voi olla ilmainen, mutta WPForms-integraatio ei

n8n:ää voi ajaa ilmaiseksi self-hostattuna, mutta WPForms n8n -addon on WPForms Pro -lisäosa. Eli kokonaisuutta arvioidessa kustannus riippuu siitä, missä kohtaa lisenssiraja tulee vastaan.

Yhteenveto: toimiva perusketju parissa minuutissa, laajennettavissa loputtomiin

Kun WPForms lähettää valitut kentät webhookilla n8n:ään ja workflow on aktiivinen, lomakelähetyksestä tulee automaattisesti tapahtuma, josta voit rakentaa oman prosessisi: kirjaus taulukkoon, ilmoitus tiimille, CRM-päivitys tai maksun jälkeinen kuittausketju. Parasta on, että sama lomake voi käynnistää useita rinnakkaisia toimintoja – ja n8n:n self-hostaus tekee mallista kiinnostavan myös silloin, kun datan hallinta halutaan pitää omissa käsissä.