Αυτοματισμοί σε WordPress φόρμες με WPForms + n8n: από το submit στο CRM χωρίς χειροκίνητη δουλειά

Οι φόρμες στο WordPress είναι συχνά η «είσοδος» για leads, αιτήματα υποστήριξης, registrations ή ακόμα και πληρωμές. Το πρόβλημα ξεκινά μετά το submit: email ειδοποιήσεις, copy/paste σε Google Sheets, δημιουργία task, ενημέρωση ομάδας σε Slack/Teams, εγγραφή σε email marketing. Όλα αυτά επαναλαμβάνονται και—αναπόφευκτα—κάπου θα ξεχαστεί ένα follow-up ή θα γίνει ένα typo.

Σε αυτό το how-to θα δούμε μια πρακτική διασύνδεση WPForms + n8n. Το n8n είναι εργαλείο workflow automation (οπτικός editor για ροές) που δουλεύει σαν «γέφυρα» ανάμεσα στο WordPress και σε άλλες εφαρμογές, μέσω triggers, actions και webhooks (HTTP callbacks).

Τι είναι το n8n και γιατί ταιριάζει σε WordPress φόρμες

Το n8n σου επιτρέπει να χτίζεις ροές όπου ένα γεγονός (trigger) —π.χ. «υποβλήθηκε μια φόρμα»— ξεκινά μια ακολουθία ενεργειών: φιλτράρισμα/μετασχηματισμός δεδομένων, αποστολή σε πολλαπλές υπηρεσίες, δημιουργία εγγραφών, ειδοποιήσεις κ.λπ.

Λιγότερος χρόνος: τα δεδομένα φεύγουν αυτόματα εκεί που πρέπει, χωρίς χειροκίνητες κινήσεις.
Λιγότερα λάθη: δεν μεσολαβεί copy/paste, άρα μειώνονται τα human errors.
Ιδιωτικότητα/έλεγχος: το n8n μπορεί να τρέξει self-hosted, άρα (σε αυτό το σενάριο) κρατάς εσύ τα δεδομένα στο δικό σου περιβάλλον.
Πιο «έξυπνες» ροές: δεν περιορίζεσαι σε μία απλή σύνδεση A→B· μπορείς να προσθέσεις λογική, branching και πολλαπλούς προορισμούς.

Τι χρειάζεσαι πριν ξεκινήσεις

WPForms Pro (ή ανώτερο): το integration με n8n παρέχεται ως premium addon.
WPForms plugin σε έκδοση 1.9.8.1 ή νεότερη (σύμφωνα με την προϋπόθεση του addon).
Λογαριασμό n8n: είτε cloud trial από το n8n.io είτε self-hosted εγκατάσταση.

Ορολογία που θα δεις συνέχεια

Webhook: URL endpoint που «ακούει» για εισερχόμενα events. Στο σενάριό μας, η φόρμα στέλνει payload σε webhook του n8n, και το n8n ξεκινά το workflow.

Βήμα 1: Στήσιμο workflow στο n8n (WPForms Trigger)

Ξεκινάμε από το n8n, ώστε να έχουμε έτοιμο το workflow που θα «δέχεται» submissions.

Συνδέσου στο n8n dashboard και επίλεξε Start from scratch για νέο workflow.
Στον καμβά, πάτησε το + για να προσθέσεις node.
Αναζήτησε WPForms και επίλεξε WPForms Trigger.
Πάτησε Install node και μετά Add to workflow για να μπει στο flow.

Δημιουργία νέου workflow στο n8n από το Start from scratch — Το n8n workflow editor είναι ο χώρος όπου «κουμπώνεις» triggers και actions. — *Forrás: WPBeginner.com*

Προσθήκη νέου node σε workflow στο n8n — Με το + προσθέτεις nodes (triggers/actions) και χτίζεις τη ροή σου. — *Forrás: WPBeginner.com*

Αναζήτηση και επιλογή του WPForms Trigger στο n8n — Το WPForms Trigger είναι το σημείο εκκίνησης για submissions από WordPress. — *Forrás: WPBeginner.com*

Εγκατάσταση του WPForms node στο n8n με Install node — Αν δεν υπάρχει ήδη, το node εγκαθίσταται στο n8n περιβάλλον σου. — *Forrás: WPBeginner.com*

Προσθήκη του WPForms Trigger node στο workflow — Με Add to workflow το trigger μπαίνει στον καμβά και είναι έτοιμο για ρυθμίσεις. — *Forrás: WPBeginner.com*

Ρύθμιση webhook στο n8n: Production URL vs Test URL

Άνοιξε τις ρυθμίσεις του WPForms Trigger node και πήγαινε στο tab Parameters. Εκεί θα βρεις τα Webhook URLs. Συνήθως υπάρχουν δύο: Test URL και Production URL. Για «κανονική» λειτουργία που τρέχει στο background, χρησιμοποίησε το Production URL.

Παράμετροι WPForms Trigger στο n8n και ενότητα Webhook URLs — Από εδώ παίρνεις το webhook URL και ρυθμίζεις το secret key. — *Forrás: WPBeginner.com*

Αντιγραφή του Production URL webhook από το n8n — Το Production URL είναι αυτό που θα βάλεις στο WPForms για να στέλνει τα submissions στο n8n. — *Forrás: WPBeginner.com*

Αντιγράφεις το Production URL και το κρατάς πρόχειρο. Θα το χρειαστείς αμέσως στο WPForms.

Βήμα 2: Ενεργοποίηση του n8n addon στο WPForms

Περνάμε στο WordPress admin. Άνοιξε το WPForms builder είτε για νέα φόρμα είτε για υπάρχουσα.

Στο builder, πήγαινε Marketing → n8n.
Αν το addon δεν είναι εγκατεστημένο, επίλεξε εγκατάσταση και ενεργοποίηση (Install & Activate).
Ενεργοποίησε το toggle Enable n8n Integration.

WPForms builder: μενού Marketing και επιλογή n8n — Η ενσωμάτωση βρίσκεται στο Marketing → n8n μέσα στον form builder. — *Forrás: WPBeginner.com*

Εγκατάσταση και ενεργοποίηση του n8n addon στο WPForms — Το n8n integration έρχεται ως addon, άρα απαιτείται εγκατάσταση/ενεργοποίηση. — *Forrás: WPBeginner.com*

Ενεργοποίηση του n8n integration στο WPForms με toggle — Με την ενεργοποίηση εμφανίζονται τα πεδία για webhook URL, secret key, trigger event και field mapping. — *Forrás: WPBeginner.com*

Ρυθμίσεις n8n integration στο WPForms (webhook URL, secret key, trigger, mapping) — Εδώ γίνεται το «δέσιμο» του WordPress form με το workflow του n8n. — *Forrás: WPBeginner.com*

Βήμα 3: Webhook URL, Secret Key και Field Mapping (το κρίσιμο κομμάτι)

Στις ρυθμίσεις του n8n integration μέσα στο WPForms:

Κάνε paste στο Webhook URL το Production URL που αντέγραψες από το n8n.
Θα δεις επιλογή Test Connection, αλλά σε αυτό το στάδιο μπορεί να αποτύχει, γιατί δεν έχει «δεθεί» ακόμα το secret στο n8n.
Αντιγράφεις το Secret Key που δημιουργεί αυτόματα το WPForms.

Εισαγωγή του n8n webhook URL στο WPForms — Πρόσεξε να μην μπει κενό πριν/μετά το URL. — *Forrás: WPBeginner.com*

Τώρα επιστρέφεις στο n8n, ανοίγεις τις ρυθμίσεις του WPForms Trigger node και κάνεις paste το secret key στο αντίστοιχο πεδίο. Αυτό λειτουργεί σαν shared secret ώστε να μη μπορεί οποιοσδήποτε τρίτος να πυροδοτεί το workflow.

Προσθήκη του WPForms secret key στις ρυθμίσεις του WPForms Trigger node στο n8n — Το secret key είναι βασικό για να «κλειδώσεις» τον trigger στον δικό σου site. — *Forrás: WPBeginner.com*

Trigger Event: πότε να τρέχει η ροή

Στο WPForms θα βρεις το Trigger Event. Ορίζει σε ποιο γεγονός στέλνονται δεδομένα προς n8n:

Form Submitted (recommended): τρέχει σε κάθε υποβολή.
Entry Marked as Spam: τρέχει μόνο όταν μια υποβολή μαρκαριστεί ως spam.
Payment Processed: τρέχει μετά από επιτυχημένη πληρωμή (χρήσιμο σε payment/order forms).

Επιλογή trigger event στο WPForms για το n8n integration — Για τις περισσότερες φόρμες επαφής, το Form Submitted είναι η σωστή επιλογή. — *Forrás: WPBeginner.com*

Field Mapping: ονοματοδοσία που θα σε σώσει στο n8n

Στο Field Mapping δηλώνεις ποια fields θα σταλούν και με ποια ονόματα (parameter keys). Η λογική είναι: key → field. Π.χ. email → Email field.

Field mapping στο WPForms με parameter keys όπως email — Κράτα τα keys απλά, lowercase, χωρίς κενά, για να τα βρίσκεις εύκολα στα nodes του n8n. — *Forrás: WPBeginner.com*

Πρακτική σύμβαση για keys

Χρησιμοποίησε σταθερή ονοματοδοσία τύπου first_name, last_name, email, phone, message. Στο n8n θα τα βλέπεις ως διαθέσιμα δεδομένα και θα τα «κουμπώνεις» στα actions πιο καθαρά.

Αφού ολοκληρώσεις το mapping, κάνε Save τη φόρμα.

Βήμα 4: Προσθήκη action nodes στο n8n (Google Sheets, Slack, email marketing)

Μέχρι εδώ το n8n μπορεί να λαμβάνει submissions, αλλά δεν κάνει κάτι με τα δεδομένα. Χρειάζεσαι ένα ή περισσότερα Action nodes (π.χ. «πρόσθεσε γραμμή σε Sheet», «στείλε μήνυμα σε Slack»).

Στο n8n, πάτησε το + δεξιά από το WPForms Trigger node για να προσθέσεις επόμενο node.
Αναζήτησε το app που σε ενδιαφέρει (π.χ. Google Sheets, Slack, Microsoft Teams, Mailchimp, ActiveCampaign).
Άνοιξε το node και ρύθμισε Credentials/Authentication (OAuth login ή API key, ανάλογα με την υπηρεσία).
Χρησιμοποίησε τα mapped keys από το WPForms για να γεμίσεις τα πεδία του action (στο UI του n8n συνήθως εμφανίζονται διαθέσιμες τιμές που μπορείς να κάνεις insert).

Προσθήκη action node στο n8n μετά το WPForms Trigger — Με action nodes ορίζεις πού θα καταλήξουν τα δεδομένα (Sheets, chat, CRM κ.λπ.). — *Forrás: WPBeginner.com*

Όταν ολοκληρώσεις τα actions, πάτησε Save στο workflow και γύρισε τον διακόπτη σε Active για να τρέχει στο background.

Ενεργοποίηση workflow στο n8n με το Active toggle — Χωρίς Active, το workflow δεν θα τρέχει μόνιμα σε παραγωγή. — *Forrás: WPBeginner.com*

Βήμα 5: Δοκιμή end-to-end πριν το θεωρήσεις «έτοιμο»

Πριν βασιστείς στον αυτοματισμό, κάνε μια δοκιμή με πραγματική υποβολή. Από το n8n workflow editor, πάτησε Execute workflow για να μπει σε κατάσταση «listening» και μετά κάνε submit τη φόρμα σου από το site.

Execute workflow στο n8n για δοκιμή λήψης δεδομένων — Κάνε Execute πριν το test submit ώστε να «πιάσει» το event κατά τη δοκιμή. — *Forrás: WPBeginner.com*

Έλεγξε ότι το workflow είναι Active.
Επιβεβαίωσε ότι το webhook URL στο WPForms είναι ακριβώς το ίδιο με του n8n (Production URL).
Τσέκαρε τα Field Mappings: αν ένα key δεν αντιστοιχεί σωστά σε field, θα λείπει από το payload.
Κάνε δεύτερο submit για να βεβαιωθείς ότι τρέχει σταθερά και όχι «κατά τύχη».

Σημείωση για localhost

Σε περιβάλλον localhost είναι πιθανό το test να αποτύχει λόγω networking/προσβασιμότητας προς το webhook, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι το setup είναι λάθος σε κανονικό hosting.

Συχνά θέματα στην πράξη (και τι σημαίνουν)

Μπορώ να μην αποθηκεύονται entries στη βάση του WordPress;

Ναι. Στον WPForms builder πήγαινε Settings → General, άνοιξε την ενότητα Advanced και ενεργοποίησε την επιλογή Disable storing entry information in WordPress. Έτσι, τα submissions δεν γράφονται στη βάση του site (χρήσιμο αν θέλεις να κρατάς δεδομένα μόνο σε εξωτερικό σύστημα).

Τι γίνεται αν σβήσω το WPForms node από το n8n workflow;

Η φόρμα θα σταματήσει να πυροδοτεί τη ροή. Η επαναφορά συνήθως σημαίνει: προσθέτεις νέο WPForms Trigger node, παίρνεις το νέο Production URL και ενημερώνεις το Webhook URL μέσα στο WPForms ώστε να «ξαναδέσει».

Μπορώ να χρησιμοποιήσω n8n δωρεάν;

Το n8n έχει self-hosted επιλογή που μπορεί να είναι δωρεάν ως λογισμικό, αλλά το συγκεκριμένο integration στο WPForms απαιτεί WPForms Pro (ή ανώτερο), αφού το addon είναι premium.

Ιδέες για χρήσιμες ροές μετά από submit

Καταγραφή lead σε Google Sheets (μία γραμμή ανά υποβολή).
Ειδοποίηση σε Slack/Microsoft Teams με βασικά στοιχεία (όνομα, email, θέμα).
Εγγραφή σε email marketing (Mailchimp/ActiveCampaign) με tagging ανά φόρμα/πηγή.
Follow-up αυτοματισμός: δημιουργία task στο σύστημα που χρησιμοποιεί η ομάδα και αποστολή email επιβεβαίωσης/επόμενων βημάτων.

Συνοψίζοντας

Το δίδυμο WPForms + n8n είναι ένας καθαρός τρόπος να μετατρέψεις τις φόρμες του WordPress από «ένα email που έρχεται στο inbox» σε αξιόπιστη ροή δεδομένων προς εργαλεία δουλειάς (Sheets, chat, marketing, CRM). Το βασικό είναι να στήσεις σωστά: Production webhook URL, secret key, field mapping και μετά να προσθέσεις τα actions που ταιριάζουν στη διαδικασία σου.